Formålet med arkivplanen er å samle retningslinjer og rutiner for et dokument, slik at alle ansatte til enhver tid vet hvordan oppgavene knyttet til dokumentbehandling skal løses og hvilke retningslinjer som gjelder.
Målet er å sikre rask og korrekt saksbehandling og effektiv service. Planen skal sikre at arkivet blir et aktivt verktøy i virksomhetens totale informasjonsbehandling.

Kommunen skal til enhver tid ha en oppdatert arkivplan som er i tråd med lovverket, jfr. § 2-2 i forskrift om offentlige arkiv.

Nye lover og instrukser, forandringer i tidligere lover, endringer i arkivordningen må revideres/utarbeides ved behov i arkivplan. Kommunearkivar har ansvar for at planen til enhver tid er oppdatert.

Rådmannen har det overordnede arkivansvaret.